LEI Nº 2.238, DE 18 DE JULHO DE 2012

Seção II

Da Diretoria de Protocolo, Recepção, Informação E Documentação

 

Art. 7º A diretoria de protocolo, recepção, informação e documentação, diretamente ligada à secretaria geral, tem por objetivo a execução de atividades de protocolo, recepção, distribuição de processos, apoio às comissões permanentes, biblioteca, documentação, catalogação, guarda e conservação de processos e documentos, arquivo legislativo e histórico da câmara municipal.

 

Parágrafo Único. Compete ao Diretor de Protocolo, Recepção, Informação e Documentação:

 

I - QUANTO ÀS ATIVIDADES DE PROTOCOLIZAÇÃO E RECEPÇÃO:

 

a) programar, dirigir e supervisionar as atividades de expedição, recebimento, numeração, distribuição e controle da tramitação de papéis e documentos dos órgãos e unidades da Câmara;

b) verificar o atendimento às condições gerais estabelecidas para o recebimento de documentos e petições na Câmara Municipal e providenciar a devolução daqueles que não atendem a essas condições;

c) manter atualizados e fornecer informações sobre a localização dos processos em tramitação;

d) assegurar a preservação dos processos e documentos em tramitação contra a ação do tempo e do manuseio; 

e) fazer protocolar todas as proposições do processo legislativos, bem como, os atos da Mesa, do Presidente e do Secretário Geral;

f) promover o atendimento dos munícipes, identificar, registrar a presença, preencher crachá e praticar outros procedimentos de rastreio e segurança;

g) prestar informações solicitadas;

h) organizar o arquivo de processos que estejam aguardando os interessados;

i) instruir o público quanto às exigências, orientando o preenchimento de requerimento, quando necessário;

j) promover a organização das pastas para arquivamento de processos e documentos;

l) promover e orientar o recebimento da correspondência dirigida aos Vereadores e aos órgãos da Câmara Municipal e providenciar sua distribuição;

m) programar, organizar e manter atualizados os registros e controles dos documentos sob sua guarda, objetivando a pronta identificação e localização dos mesmos;

n) assegurar e dirigir as ações voltadas para a avaliação periódica dos documentos arquivados, bem como proceder, periodicamente, à seleção dos documentos cuja conservação seja considerada onerosa ou desnecessária, propondo ao Secretario Geral estudos para sua eliminação;

o) exercer outras atribuições afins;

 

II - QUANTO ÀS ATIVIDADES DE INFORMAÇÃO

 

a) acompanhar, diariamente, o Serviço de Informação ao Cidadão – SIC, no site da Câmara Municipal para o pronto atendimento;

b) responsabilizar pelo serviço de informação ao cidadão acessível via web no endereço www.camarasgp.es.gov.br;

c) atender e orientar o público quanto o acesso às informações;

d) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades;

e) protocolizar requerimentos por meio, físico ou virtual, de acesso à informação;

f) assegurar a gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso e sua divulgação;

g) proteger a informação garantindo sua disponibilidade, autenticidade e integridade;

h) garantir a proteção da informação sigilosa e da informação pessoal observada a sua disponibilidade;

 

II - QUANTO ÀS ATIVIDADES DE ARQUIVO E DOCUMENTOS:

 

a) promover a organização e a manutenção atualizada do sistema de arquivo dos atos da Câmara Municipal

b) rever, periodicamente, os processos e documentos legislativos, propondo a destinação mais adequada a cada um deles;

c) organizar o sistema de referência e de índices necessários à pronta consulta de qualquer documento arquivado;

d) promover o colecionamento, a encadernação e o arquivamento de jornais, revistas e publicações de interesse da Câmara Municipal, e manter em arquivo jornais e publicações oficiais sobre o Município;

e) fazer registrar, classificar, catalogar, guardar e conservar todas as publicações da Câmara Municipal, mantendo atualizado o sistema de arquivo, controlando a sua circulação;

f) elaborar e manter atualizadas as bibliografias de maior interesse para a Câmara Municipal;

g) preparar resumos e índices que facilitem informações corretas;

h) promover a encadernação de livros e documentos, providenciando a restauração daqueles que se façam necessários; 

i) organizar e manter atualizado arquivo de sinopse, com referência a autor, assunto e legislatura, objetivando sua pronta identificação e localização; 

j) coordenar em conjunto com a Secretaria Geral o aproveitamento e conservação dos documentos administrativos de valor histórico;

k) providenciar arquivamento especial aos documentos históricos do Município;

l) coordenar o processo de incineração de papéis de trabalho desnecessários;

m) manter o arquivo corrente para a documentação financeira e fiscal durante cinco anos; e

n) exercer outras atribuições afins. 

 

Subseção Única

Da Competência do Encarregado de Serviço De Arquivo e Documentos

 

Art. 8º O Encarregado de Serviço de Arquivo e Documentos, diretamente ligado a Diretoria de Protocolo, Recepção, Informação e Documentação, tem como finalidade executar o recebimento, classificação, catalogação, guarda e conservação de processos e documentos da Câmara Municipal.

 

Parágrafo Único. Compete ao Encarregado de Serviço de Arquivo e Documentos:

 

I - informar aos interessados a respeito de processos, papéis e outros documentos arquivados, mediante autorização do Diretor de Protocolo, Recepção, Informação e Documentação;

 

II - registrar, classificar, catalogar, guardar e conservar todas as publicações da Câmara Municipal, mantendo atualizado o sistema informatizado;

 

III - manter o controle de acesso e pesquisa da biblioteca da Câmara;

 

IV - providenciar a reprodução reprográfica de documentos requisitados através da respectiva autorização;

 

V - exercer outras atribuições afins.